書類整理のコツ～無印良品のファイルを使用～ファイリング

皆さま、お元気ですか？

ここ最近、「親の実家を片付けたい」と娘様からの依頼だったり、お母様からの依頼など親子揃って「片付けしたい」という依頼を頂いております。親子だとついつい本音が出てしまい、強めの口調になったりしませんか。

「間に入ってもらい助かります」、「私が言っても捨てないけれど、蜜柑さんから言ってもらうと作業が進みます」という嬉しいお言葉を頂戴する事もあります。

それでは、今日は私が行なっている書類収納をご紹介したいと思います。紙が好きな方にとって、これほど大変な作業はやりたくない。かもしれませんね。

これはあくまで一例ですので、ご自身の「使いやすそう」、「やってみよう」と気になった方法を選んで試して頂ければ幸いです。

もうじき春休みですので、お子様と一緒に書類整理されては如何でしょうか。

書類整理のコツ〜書類もモノの片づけ手順は同じ〜ファイリング

■書類整理の手順

①家にある書類を集める
②不必要な書類は処分する（溜め込まない）
　例えば、ポストへ入る広告チラシなど即判断する
　※マンションのポスト横にゴミ箱があると処理がスムーズですね。

③カテゴリー別に分類する
例えば
・医療明細書
・領収書
・請求書
・カード明細
・取扱説明書
・新聞・チラシ
・会報誌
・学校たより
・趣味の書類
など

④用途にあった収納方法を選ぶ
・その書類がどのような時に必要か
・見直す事がどれくらいあるか
・保管が目的で期限がきたら処分するのか
など

※具体的な収納方法については、この後の【書類整理方法①〜④】でご紹介しています。

⑤書類の一時保管場所を作る
私の場合、プリンター横に一時保管できるスペースを設けています。
郵便物をすぐに収納する時間がない時、このプリンター横へ書類を一時的に置きます。

キッチンへおいているダイニングテーブルへノートパソコンを出して仕事をします。このプリンターとノートパソコンは、キッチンのダイニングテーブルの横へ配置しています。

書類整理のコツ〜書類の手放し方〜ファイリング

「具体的にどうやってファイルするの？」と思われたのではないでしょうか。
特に仕分けや処分は難しいですよね・・・

この整理収納のピラミッドのベースにある『整理』という作業は、「自分にとって必要なモノや大切なモノが何か」を気づかせてくれる役割があり、モノと向き合う重要な時間になります。

子供の頃、
・もったいない＝捨ててはいけない
・大事にする＝保管する
・捨てるとバチが当たる
というような環境で育った方もいらっしゃるのではないでしょうか？
少なからず私は「モノを捨てない環境」で育った一人。

特に下記のような「捨てにくい紙」がお家の中にありませんか？
■捨てにくい紙
・友人からもらった手紙やカード
・給与明細
・年賀状
・ラブレター
・結婚式の招待状
・チケットの半券や旅先での入場券
・過去の日記やスケジュール帳
・カタログやパンプレット
・学生時代の通知表
・使用済みパスポート

過去の私は「捨てにくい紙」の大半が当てはまります・・・(￣▽￣;)
でも、「ラブレター」はもらった事はないですが・・・（笑）

ではなぜ捨てられないのか？
その理由として、捨てにくい紙は大切な情報や思い出が詰まっているから。という事もあるのではないでしょうか。

・いつか見返すかも
・個人情報は捨てるとき面倒くさい
などの理由もあるかもしれません。

お客様の中で潔く思い出を処分される方もおられます。思い出はモノにあるのではなく、心の中に残す事もできます。

整理収納アドバイザー１級を取得する時の授業の中で「年賀状は捨ててもいいんですよ」と先生が仰った言葉が胸に刺さりました。

私は、整理収納の考え方を学び「自分にとって必要なモノと不必要なモノが混在している環境で暮らしている」という事に気づいた事で意識改革が起こりました。

「使わないモノは使えても捨てていい」というインプットにより、仕分けの際、「捨てる基準」が大幅に変わっていきました。この一歩により、買い物好きな私から必要最低限の買い物をする私へと生まれ変わりました。

整理収納アドバイザー１級を取得した事で、『固定観念』がかなり取り除かれ、子供の頃から大事に残していた年賀状やお手紙は処分する事ができました。

ではなぜ、大切な思い出を手放せたのかというと、今まで年賀状もお手紙も読み返す事がなかったらかです。「現実の今の自分が大切なモノは何か？」自問自答した事で客観的に向き合えたのかもしれません。

とは言っても、捨てられないお手紙やメッセージカードもあります。それは、私の心に響く大切な思い出として残しています。

『かたづけ　ねこの手』へ依頼したら、「捨てないといけないの？」と思われるかもしれませんが、人それぞれ価値観があります。

お客様へ「捨ててください」と申しません。また、「こうしたい」などのご要望は遠慮なく私共へお伝えください。

書類整理のコツ〜ペーパーレス化を目指す私〜ファイリング

私の場合、基本的にパソコンやスマートフォンを活用する事を念頭に家庭内の「ペーパーレス化」に取り組んでいます。

書類は溜め込んでしまうと収納するのに結構、時間が掛かるからなんです。

書類がどうしても散らかりやすいという方は、この際思い切って全体量を減らすのも一つの手段ではないでしょうか。

数年前、私は取扱説明書を見直しました。

家電製品の取扱説明書を見直した事で、劇的に分量が減りました！
分厚かったファイルがほっそりして、ニヤッと微笑んだ私。

家電製品の型番からインターネットで取扱説明書のPDFデータを探して、手元にある紙の取扱説明書と同じデータをパソコンへ保存しました。

ノートパソコンへ保存した取扱説明書のPDFデータ

心配症な私はデータを保存しました。けれども、この数年間、全くデータを見る事はありませんでした。
という事は・・・

このデータ自体不要かもしれません！

お客様の中には、「取扱説明書は全捨てします」という方も、おられます。

とは言っても、十人十色。もし、ご自身が取扱説明書をよく見返すなら、取扱説明書をデータ保存化する事をお勧めしません。あくまで、私の場合なので、どなたにも当てはまる方法ではないのです。

私としては、まだまだモノも書類も減らしたいので、１年に１回くらいのペースで不必要と思う書類やモノは手放しています。（モノはできるだけリサイクルしています）また、お料理のレシピについても、インターネットで検索できるため、紙は手放しました。

書類整理のコツ〜個人情報が気になる方はシュレッター〜ペーパーレス

個人情報の取り扱いについては、
・ご自身の個人情報を気にする事なく処分される方
・ご自身の個人情報を気にされる方
に分かれます。

私の場合、個人情報は多少気になるので、シュレッターしています。それほど分量がないため、A５対応のアイリスオーヤマの小さいシュレッターを使っています。

A５対応のため、A４サイズを半分に折らないとシュレッターできません。

A４サイズをそのままシュレッターしたい方、沢山の枚数をシュレッターしたい方は、別の製品をご検討頂ければと思います。

書類整理方法①〜無印良品バインダーA4・30穴〜ファイリング

私の場合、見返しやすいという用途にあっている上、使いやすいサイズなので無印良品のバインダーを愛用しています。

無印良品バインダー　Ａ４・３０穴・ダークグレー

バインダーの中へファイルしているのは、下記のファイル用ポケットになります。

30穴ファイル用ポケット A4タテ 丈夫な穴で50枚収容厚口

このファイル用ポケットはシート厚0.12mmあり、厚みがしっかりしているので書類が入れやすく使いやすいのが特徴です。

ファイル用ポケットへ書類を入れて無印良品のバインダーへファイルします。

■メリット
探しやすく見やすい
■デメリット
ファイル用ポケットへ入れる手間がある
出し入れが多いと億劫になりやすい

私の場合、ファイル用ポケットへ書類を入れる事は、それほど手間と感じないため、見返す書類については、この収納方法にしています。

無印良品のバインダーの背表紙へカテゴリー名を記載しましょう。
背表紙に名前がないと、その都度、無印良品のバインダーの中を開けて探す事になります。

■私の書類のカテゴリー（項目）
・保護猫・里親募集
・愛猫
・年金・保険
・取扱説明書
・手紙・年賀状
・資格
・パスワード
・参考資料
・かたづけ ねこの手

年賀状やハガキは専用のホルダーへ入れています。

・コクヨ KOKUYO ラ-A33N [A4リフィル 4ポケット(ポストカードホルダー) 縦 30穴 10枚]

・無印良品 ポリプロピレンリフィール・ハガキポケット・10枚・4穴・30穴対応

というような名称で販売されています。

私の持っているホルダーは、１０年近く前？もっと前かな・・・
確か１００円ショップで購入しました。このホルダーは厚みもなくペラペラです。
中に入れるハガキがしっかりしているため、ペラペラでも気になりません。

書類整理方法②〜A4個別フォルダーの用途〜ファイリング

A４個別フォルダーって、あまりご存知ではない方もおられるのではないでしょうか。
こんな形です。オフィスで使っている方もいらっしゃるかもしれません。

A４サイズですが、開くとA３サイズ。

A４個別フォルダーの見出し部分へカテゴリーの名前を書きます。

A４個別フォルダーをA４ファイルボックスなどを使用して収納します。

■メリット
書類をファイルするのに手間が少ない
■デメリット
見返す事が多い場合、中の書類を探しづらい
バラバラになりやすいため紛失に注意が必要

私の場合、毎月届く祖母の書類は見返す事がないため、A４個別フォルダーへ保管しています。

■祖母
・施設明細書
・介護保険
・後期高齢者医療保険
・電気・水道・ガス
・通院明細
・歯科
・美容院
・マッサージ
・レンタル品の明細（会社別）

１年経つと、ここから取り出し一年分まとめてクローゼットへ保管します。

書類整理方法③〜A4クリアーホルダー〜ファイリング

私は無印良品のバインダーを使った書類収納をしているため、このA４クリアーホルダー方式では収納していません。

書類が少ない方や書類をよく出し入れする場合、お勧めとなります。
インデックスをつけて中に何が入っているか分かりやすくします。

インデックスをつける位置は、A４個別ホルダーを縦向きか横向きのどちらで保管するかにより、付ける位置が変わります。

クリアーホルダー A4 スタンダード 1セット（30枚）アスクル ファイル

■メリット
出し入れが多い場合、手軽で使いやすい
■デメリット
数が多くなると探しづらい

デメリットの回避方法として、カテゴリー別にまとめて収納すると探しやすくなります。
書類の量に合わせて、収納するグッズの幅の大きい・小さいを選択ください。

ご参考までに収納グッズをご紹介致します。置く場所や使用頻度に合わせて選んで下さい。

アクリル仕切りスタンド　３仕切り・約１３３×２１０×１６０ｍｍ

アクリル仕切りスタンド　３仕切り・約２６８×２１０×１６０ｍｍ

ポリプロピレンスタンドファイルボックス・ハーフ　約幅５×奥行２７．４×高さ３１．８ｃｍ

ポリプロピレンファイルボックス・スタンダードタイプ・Ａ４用　約幅１０×奥行３２×高さ２４ｃｍ

書類整理方法④〜無印良品の引き出し活用〜ファイリング

私は、２０１８年「猫が快適に暮らせる空間」を目指し、自宅のDIYを行いました。その際、キャットウォーク設置、猫トイレ、餌場、水飲み場など工夫し、家具の配置を換えて収納方法も変えました。

これは、２０１８年の様子です。

２０１９年現在は使用頻度の低い書類を無印良品ポリプロピレンケースへ収納し、この収納ケースをクローゼットの中へ入れました。

この引き出しの中も、更に見直していきたいと思います。

■メリット
引き出しへ書類を収納しやすい
■デメリット
一つの引き出しの中で色んなカテゴリーが混在すると探しづらくなる

使用しているのは、こちらの商品です。
無印良品ポリプロピレンケース・引出式・薄型・２段
約幅２６ｘ奥３７ｘ高１６．５ｃｍ

無印良品ポリプロピレンケース・引出式・浅型
約幅２６×奥行３７×高さ１２ｃｍ

書類整理のコツ〜項目一覧表を作成する〜ファイリング

書類が多い方は、目次として『項目一覧表』を作成し、カテゴリー別ファイルの中へ綴じておくと探しやすくなります。

ご参考までに「取扱説明書のイメージサンプル」を添付致します。

書類整理のコツ〜インデックスラベルの活用〜ファイリン

ファイルする書類が沢山ある場合、「インデックスラベル」を活用すると探しやすくなります。「項目一覧表」で作成した番号の番号順にファイルし、「ファイル用ポケット」の右側へ番号を書いたインデックスを付けておくと、サッと取り出せます。

書類整理のコツ〜まとめ〜ファイリング

・不必要なチラシなどすぐ処分する
・用途を考えた上で自分にあった書類収納方法を見つける
・書類収納方法を決めたら、自分好みのファイルを使用する
・中の書類が何かが分かるよう名前を書き、パッと見てわかるように保管する

家庭の書類を整理する事は、生活情報を整理する事にもなります。皆様のおうちが、少しでも快適になるよう願っております。

最後までお読みいただき、ありがとうございました