書類整理の決定版｜無印良品ファイル術とペーパーレス化
皆さま、こんにちは
京都市・JR山科駅を拠点に関西エリアで片付けサポートを行っている『かたづけ ねこの手』です
最近は、親子揃って「実家を片付けたい」というご依頼をいただくことが増えてきました
親子だとつい本音が出てしまい、強めの口調になりがちですが、そんなときに私が間に入ることで、作業がスムーズに進むことも多いです。
実際にいただくお言葉としては、
- 「私が言っても捨てないけれど、蜜柑さんから言ってもらうと作業が進みます」
- 「間に入ってもらい助かります」
…と、とても嬉しい声もいただいております
さて、今日は私が行っている書類整理の方法をご紹介します
紙が好きな方にとっては大変な作業かもしれませんが、これはあくまで一例ですので、
「使いやすそう」「やってみよう」と思った方法を選んで、ぜひ試してみてくださいね
もうすぐ春休みですので、お子様と一緒に書類整理にチャレンジされるのもおすすめです
書類整理のステップ〜書類もモノと同じ片づけ手順〜ファイリング
1. 家にある書類を集める
まずは家中に散らばっている書類をひとまとめにしましょう
「どこに何があるか」を把握することが、整理の第一歩です
2. 不必要な書類は処分する（溜め込まない）
ポストに入る広告チラシや、もう使わない案内などは、その場で判断して処分するとスッキリします
「あとで見よう」と思って置いておくと、あっという間に紙モノが増えてしまいますよね
書類整理をしていると、つい溜まりがちなもののひとつが「DM・パンフレット・カタログ類」
気づけばポストの中や引き出しに、同じような案内が何通も…ということもあります
そんな時は、発送元に連絡して「DMを停止したい」と伝えてみましょう
一度手続きをしておくと、毎月届く紙モノがぐっと減り、書類整理がとてもラクになります
小さなひと手間ですが、ペーパーレス化を進める大切な第一歩です
3.カテゴリー別に分類する
例えば、
- 重要書類（契約書、保険関係など）
- 家計・領収書
- 学校・子ども関係
- 取扱説明書・保証書
…のようにカテゴリー分けすると後で探しやすくなります
4.用途にあったファイル方法を選ぶ
- その書類がどのような時に必要か
- 見直す頻度はどれくらいか
- 保管が目的で、期限が来たら処分するか
…などを考慮してファイル方法を決めると効率的です
※具体的なファイル方法については、この後の【書類整理方法①〜③】でご紹介しています
5.書類の一時保管場所を作る
私の場合、プリンター横に一時保管スペースを設けています。
郵便物や書類をすぐに整理する時間がない時、この場所に一時的に置くことで、散らからずに済みます
ダイニングテーブルでノートパソコンを使う際も、ノートパソコンをテーブル横に配置することで、作業と書類整理の動線がスムーズになります
ポイント
- 「まとめる → 判断する → 分ける → ファイルする → 見直す」 の流れで整理すると効率的
- 小さなステップに分けることで、忙しい方でも取り組みやすい
- 親子で一緒に行うと、子どもに整理の習慣を教えられます
書類の手放し方〜ファイリング〜
「具体的にどうやってファイルすればいいの？」と思われる方もいらっしゃるかもしれません
特に、仕分けや処分は迷ってしまいがちですよね…
整理収納のピラミッドの土台にある『整理』という作業は、ただモノを片付けるだけではありません
「自分にとって本当に必要なモノは何か」「大切にしたいモノは何か」に気づかせてくれる、モノと向き合う大切な時間でもあります
子供の頃、
- もったいない＝捨ててはいけない
- 大事にする＝保管する
- 捨てるとバチが当たる
…そんな環境で育った方も多いのではないでしょうか。私も、少なからず「モノを捨てない環境」で育ちました
特に、以下のような「捨てにくい紙」が家に残っていませんか？
捨てにくい紙の例
- 友人からの手紙やカード
- 給与明細
- 年賀状
- ラブレター
- 結婚式の招待状
- チケットの半券や旅先での入場券
- 過去の日記やスケジュール帳
- カタログやパンフレット
- 学生時代の通知表
- 使用済みパスポート
昔の私には、大半が当てはまります…
※ちなみにラブレターはありませんでした（笑）
なぜ紙を捨てられないのか？
捨てにくい紙には、大切な情報や思い出が詰まっていることが多いですね
- いつか見返すかもしれない
- 個人情報の処理が面倒
そんな理由で、つい保管してしまいがちです
思い出の紙を手放すコツ
整理収納アドバイザー1級の授業で、「年賀状は捨ててもいいんですよ」と教わったとき、私はハッとしました
整理の考え方を学ぶことで、「自分にとって必要なモノと不必要なモノが混在している環境で暮らしている」ことに気づきました
- 「使わないモノは捨ててもいい」
- 「思い出は心の中に残すこともできる」
この意識の変化で、仕分けの基準が大きく変わり、買い物の仕方まで変わりました
子供の頃から大事に残していた年賀状や手紙も、処分できるようになったのです
もちろん、捨てられないお手紙やカードは、心に響く大切な思い出として残しています
ペーパーレス化を目指す私のファイリング方法
私は家庭内のペーパーレス化を意識して、基本的にパソコンやスマートフォンを活用しています
料理のレシピは、インターネットで検索できるので、料理本は手放しました
書類は溜め込むと整理に時間がかかりますし、散らかりやすくなります
書類がどうしても増えてしまう方は、思い切って全体量を減らすことも一つの手です
取扱説明書の見直しで劇的に書類量を減らす
数年前、私は家電製品の取扱説明書を見直しました
その結果、分厚かったファイルがすっきりして、思わずニヤッと笑ってしまうほど
家電の型番からインターネットで取扱説明書のPDFをダウンロードし、手元の紙と同じデータをパソコンに保存しました
数年間データを見返すことは一度もなく、「もしかするとこのデータ自体不要かも？」と思います
人それぞれ、取扱説明書の扱い方は違う
お客様の中には「取扱説明書は全捨てします」という方もいらっしゃいます
逆に、よく見返す方にとっては紙の取扱説明書を手元に置くほうが安心です
つまり、方法は十人十色。私のやり方が誰にでも当てはまるわけではありません
書類整理方法①〜無印良品バインダーA4・30穴〜ファイリング
私の場合、書類整理に便利で見返しやすく、使いやすいA4サイズの無印良品のバインダーを愛用しています
シンプルで軽量なので、家庭内の書類整理やファイリングにぴったりです
無印良品バインダー Ａ４・３０穴
無印良品のバインダーの中には、少し厚めのファイル用ポケットを使っています
ペラペラしていないので、紙をしっかり収容でき、家庭内の書類整理にもとても使いやすいです
30穴ファイル用ポケット A4タテ 丈夫な穴で50枚収容厚口
■メリット
- 探しやすく、見やすい
■デメリット
- ファイル用ポケットに書類を入れる手間がある
- 出し入れが多いと少し億劫になることも
私の場合、ファイル用ポケットに書類を入れる作業はそれほど手間に感じません。そのため、保管して見返す書類には、この方法を活用しています。
バインダーの背表紙に名前があると、一目でどの書類が入っているか分かるので書類管理がしやすくなります
書類整理方法②〜A4個別フォルダーの用途〜ファイリング
A４個別フォルダーって、あまりご存知ではない方もおられるのではないでしょうか
こんな形です。オフィスで使っている方もいらっしゃるかもしれません
A４サイズですが、開くとA３サイズ
A４個別フォルダーの見出し部分へカテゴリーの名前を書きます
A４個別フォルダーをA４ファイルボックスなどを使用して収納します
■メリット
書類をファイルするのに手間が少ない
■デメリット
見返す事が多い場合、中の書類を探しづらい
バラバラになりやすいため紛失に注意が必要
私の場合、毎月届く祖母の書類は見返す事がないため、A４個別フォルダーへ保管しています
■祖母
・施設明細書
・介護保険
・後期高齢者医療保険
・電気・水道・ガス
・通院明細
・歯科
・美容院
・マッサージ
・レンタル品の明細（会社別）
１年経つと、ここから取り出し一年分まとめてクローゼットへ保管しています
書類整理方法③〜無印良品の引き出し活用〜ファイリング
私は2018年、自宅を「猫が快適に暮らせる空間」にするため、DIYに挑戦しました
このとき、キャットウォークの設置や猫トイレ、餌場、水飲み場を工夫し、家具の配置を見直すと同時に、収納方法も工夫しました
例えば、猫の動線を妨げないように家具を配置し直し、必要なものは取り出しやすい位置に収納。さらに、猫用品と人間の生活用品をうまく分けることで、家全体がスッキリ快適になりました
こうした工夫によって、猫も私もストレスなく過ごせる空間ができ、猫と暮らす家の収納アイデアとしてブログでも紹介しています
これは、２０１８年の様子です
２０１９年現在は使用頻度の低い書類を無印良品ポリプロピレンケースへ収納し、この収納ケースをクローゼットの中へ入れました
この引き出しの中も、更に見直していきたいと思います
■メリット
引き出しへ書類を収納しやすい
■デメリット
一つの引き出しの中で色んなカテゴリーが混在すると探しづらくなる
※2025年現在、わが家では、この収納ケースを使わずに無印良品のバインダーのみで書類整理は完結しております
書類整理のコツ〜項目一覧表を作成する〜ファイリング
書類が多い方は、目次として『項目一覧表』を作成し、カテゴリー別ファイルの中へ綴じておくと探しやすくなります
ご参考までに「取扱説明書のイメージサンプル」を添付致します
最後に書類整理のまとめ
捨てにくい紙には、思い出や大切な情報が詰まっていることがあります。でも、全部残す必要はありません。「自分にとって本当に必要なもの」を基準に仕分けると、整理がぐっとラクになりますよ。
書類はため込みすぎず、定期的に見直すのがおすすめです。さらに、ペーパーレス化を取り入れると、収納スペースもぐっと減らせます。取扱説明書やレシピなど、ネット検索できるモノは、紙で残さない方法もひとつです
整理方法は十人十色。大事なのは、自分に合ったスタイルで、無理なく進めることです。焦らず少しずつ、自分のペースで取り組んでみてくださいね。
春休みや夏休み、年末年始など、家族と一緒に書類や思い出の紙を整理するタイミングとしてもおすすめです
家庭の書類を整理することは、生活情報を整えることにもつながります
スッキリとした空間で過ごすことで、日々の家事や仕事の効率もアップします
『かたづけ ねこの手』では
「片付け＝捨てること」と思われる方もいらっしゃいますが、
無理に手放す必要はありません。
私たちは、
お客様お一人おひとりの価値観を大切に「こうしたい」という想いを尊重して
サポートさせていただいております
親子での片付け依頼も多く、間に入ることでお互いの気持ちが穏やかになり、作業がスムーズに進むケースもあります
最後までお読みいただき、ありがとうございました
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